Pourquoi faire appel à une secrétaire indépendante ?
Les TPE, PME ou toute structure de taille modeste sont rapidement confrontée à cet état de fait : être indépendant force à être polyvalent.
Seulement, effectuer des tâches annexes, telles que l’administration, la facturation ou la planification, peut vous éloigner de votre cœur de métier. Et embaucher peut s’avérer inadapté : un poste à temps plein ou mi-temps est une charge financière importante, là où quelques heures d’intervention peuvent suffire.
La solution ?
Externaliser ces tâches grâce à une assistante polyvalente freelance. En s’adaptant au plus juste à votre besoin, l’assistante vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier, et donc, d’augmenter votre productivité.
Le saviez-vous ? La plupart des entreprises qui externalisent leurs services tertiaires (c’est-à-dire administratifs, mais aussi les services de communication par exemple) augmentent en moyenne leur chiffre d’affaires de 10%.
En quoi consiste l’office management ?
L’office Management s’apparente à un secrétariat de direction, et d’expertise. En véritable gestionnaire de bureau, l’office manager peut prendre en charge des tâches variées et gérer des actions à responsabilités. Il ou elle planifie et organise le quotidien de l’entreprise, et communique en son nom.
L’office manager a une grande expérience du métier, et une bonne connaissance du monde du travail. Il ou elle assure une veille informationnelle et technologique qui lui permet de rester à la pointe des connaissances dans ce domaine.
Quelles sont les tâches que peut effectuer l’assistante indépendante ?
Comme expliqué précédemment, l’office manager est polyvalent et dispose d’une expertise complète. Cela lui permet d’intervenir sur des tâches variées. Voilà pourquoi il est recommandé d’échanger à propos de votre besoin lors d’un rendez-vous.
Néanmoins, voici une liste non exhaustive des missions que vous pouvez confier à votre secrétaire polyvalente experte :
- Organiser, classer et archiver les différents documents de votre environnement physique et numérique
- Rédiger, mettre en forme et envoyer vos documents, tels que des mails, des courriers, des comptes-rendus ou tout autre modèle de document
- Assurer la communication interne et externe, à l’écrit et à l’oral
- Planifier vos rendez-vous via vos agendas et plannings numériques
- Organiser vos projets, vos événements et vos déplacements et gérer vos notes de frais
- Créer, éditer, envoyer et réceptionner vos courriers commerciaux : du devis à la facture en passant par les bons de livraison
- Réaliser la facturation et suivre les écritures bancaires correspondantes
- Entretenir et pérenniser la relation avec vos clients, vos partenaires, grâce à un accueil et à une communication exemplaires.